Oferta

Przejęcie nieruchomości

1. Założenie z Zarządem Wspólnoty rachunku bankowego (w przypadku konieczności), ewentualna zmiana karty wzorów podpisów;

2. Zawiadomienie właścicieli o zmianie zarządcy, numerach kont bankowych;

3. Wywieszenie w budynku informacji o zmianie zarządcy oraz umieszczenie w gablotach informacji zawierających adres, numery telefonów, godziny pracy firmy administrującej oraz telefony służb technicznych;

4. Uzgodnienie z zarządcą zdającym nieruchomość terminu przejęcia nieruchomości oraz uzgodnienie treści protokółu zdawczo-odbiorczego;

5. Przejęcie dokumentacji nieruchomości.

Dokumentacja techniczna

  • przejęcie dokumentacji technicznej z weryfikacją jej aktualności i kompletności;
  • przejęcie Książki Obiektu Budowlanego;
  • przejęcie protokółów przeglądów okresowych, badań, ekspertyz i innych dokumentów dotyczących nieruchomości wspólnej, przejęcie spraw w toku;
  • przejęcie umów dotyczących konserwacji w branżach ogólnobudowlanej, sanitarnej, elektrycznej;
  • weryfikacja zapisów zawartych w książce obiektu oraz protokółów przeglądów okresowych pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami.

Dokumentacja eksploatycyjna

  • przejęcie wypisu z księgi wieczystej;
  • przejęcie polis ubezpieczeniowych budynku;
  • przejęcie umów zawartych z dostawcami mediów, operatorami telewizji kablowych i innych;
  • przejęcie dokumentacji lokali wykupionych; protokółów pomiaru powierzchni, aktów notarialnych, aktualnego zawiadomienia o wysokości należnych opłat; oraz ilości osób zamieszkałych w lokalu;
  • przejęcie dokumentów związanych z utrzymaniem czystości wewnątrz i na zewnątrz budynku tj. wykazu powierzchni sprzątanej wewnątrz budynku oraz szkicu terenu zewnętrznego;
  • w przypadku altanki śmietnikowej przynależnej do kilku budynków – uzgodnienie zasad sprzątania oraz ponoszenia kosztów wywożenia przedmiotów wielogabarytowych;
  • przejęcie kluczy od pomieszczeń wspólnych, zgodnie z wykazem sporządzonym przez zarządcę zdającego nieruchomość;
  • przejęcie i weryfikacja protokółu, zawierającego wskazania liczników energii elektrycznej, wodomierza, ciepłomierza, wodomierzy indywidualnych  w lokalach itp. na dzień przekazania nieruchomości;
  • w przypadku grupowego węzła c.o. – uzgodnienie zasad podziału kosztów wody zużywanej do uzupełnienia instalacji oraz energii zasilającej węzeł.

Dokumentacja księgowa

  • przejęcie aktualnej dokumentacji księgowej;
  • przejęcie zestawienia obrotów i sald;
  • przejęcie sprawozdania finansowego na dzień przejęcia nieruchomości.

Administrowanie nieruchomością

6. Obsługa w zakresie utrzymania nieruchomości wspólnej w należytym stanie technicznym;

  • prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego;
  • prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej wymagane przez przepisy prawa budowlanego;
  • zlecanie kontroli technicznych oraz okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego na koszt Wspólnoty;
  • realizacja zadań przewidzianych w rocznym planie gospodarczym, w tym remontów budynku;
  • sporządzenie wykazu niezbędnych do wykonania remontów nieruchomości wspólnej, wynikających z przeprowadzonych przeglądów okresowych;
  • przygotowanie umów o świadczenie usług konserwacyjnych w nieruchomości wspólnej; nadzorowanie wykonywanych prac konserwacyjnych i bieżących napraw nieruchomości wspólnej, pomieszczeń wspólnych i urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom korzystanie z oświetlenia, ogrzewania lokalu, zimnej i ciepłej wody, gazu i innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej;
  • przeprowadzenie postępowań w sprawie wyłonienia wykonawców remontów ujętych w planach remontów uchwalonych prze Wspólnotę, przygotowanie i zawieranie umów na wykonanie robót remontowych oraz uczestnictwo w ich odbiorze;
  • informowanie mieszkańców o planowanych przeglądach i pracach remontowych poprzez ogłoszenia wywieszane na klatkach schodowych.

7. Obsługa członków Wspólnoty Mieszkaniowej

  • zawieranie, aktualizowanie umów ubezpieczenia nieruchomości wspólnej, opłacanie ze środków Wspólnoty innych opłat publicznoprawnych od nieruchomości wspólnej chyba, że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;
  • poszukiwanie dodatkowych przychodów Wspólnoty z tytułu pożytków (m.in. wynajmowanie powierzchni części wspólnej, negocjowanie oprocentowania lokat bankowych);
  • przygotowanie umów o świadczenie usług prawnych;
  • reprezentowanie Wspólnoty przed Organami Państwowymi;
  • obsługa administracyjna mieszkańców np. założenie i aktualizacja dokumentów w teczkach lokali, m.in. aktów notarialnych, wydawanie zaświadczeń, poświadczanie wniosków o dodatek mieszkaniowy itp.
  • prowadzenie i podpisywanie w imieniu Zarządu Wspólnoty korespondencji z właścicielami i urzędami;
  • możliwość pełnienia dyżurów zarządcy na terenie nieruchomości;
  • przygotowanie i obsługa zebrań właścicieli lokali:

–          rezerwacja sali,

–          zawiadomienie właścicieli o zebraniu,

–          przygotowanie projektów uchwał,

–          przygotowanie projektów planu gospodarczego, w tym planu wpływów na fundusze: eksploatacyjny i remontowy wspólnoty i wydatków z tych funduszy,

–          powiadomienie właścicieli o wynikach głosowania nad uchwałami w trybie indywidualnego zbierania głosów,

8. Obsługa księgowa Wspólnoty Mieszkaniowej

  • prowadzenie ewidencji księgowo – czynszowej (w programie księgowo – czynszowo – kosztowym „DOM”) w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy;
  • rozliczanie opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, mediów oraz funduszu remontowego tj. sporządzanie sprawozdań finansowych w zależności od potrzeb Wspólnoty, nie rzadziej jednak niż raz w roku;
  • uzgadnianie sald z właścicielami lokali tj. przedstawienie naliczonych zaliczek w porównaniu do wpłat;
  • prowadzenie windykacji należności stanowiących pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej;
  • prowadzenie windykacji należnych od właścicieli opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, kosztów świadczeń i funduszu remontowego oraz naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, a także podjętymi uchwałami Wspólnoty Mieszkaniowej w tej sprawie. Proces windykacyjny rozpoczyna się od informacji o stanie konta, w przypadku braku reakcji, dłużnik otrzymuje upomnienie ze wskazanym terminem zapłaty. Po przekroczeniu wskazanego w upomnieniu terminu dłużnik otrzymuje kolejno wezwanie do zapłaty następnie wezwanie przedsądowe. W przypadku braku spłaty zadłużenia, sprawa kierowana jest na drogę postępowania sądowego – we własnym zakresie sporządzamy pozew do sądu. Jeżeli sądowy nakaz zapłaty nie przyniesie efektu sprawę kierujemy do komornika (każda sprawa windykacyjna rozpatrywana jest indywidualnie w porozumieniu z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej);
  • przygotowanie rozliczeń z realizacji planu gospodarczego, w tym rozliczeń funduszu remontowego;
  • kontrola nad utrzymaniem płynności finansowej wspólnoty;
  • dokonywanie rozliczeń mediów – częstotliwość uzależniona od potrzeb wspólnoty (tj. rozliczenie należnych zaliczek na centralne ogrzewanie, zimną i ciepłą wodę oraz wywóz nieczystości na poszczególnych właścicieli);
  • dokonywanie rozliczeń poprzez rachunek bankowy Wspólnoty Mieszkaniowej;
  • prowadzenie aktualnego wykazu lokali i ich właścicieli poprzez założenie każdemu właścicielowi indywidualnej teczki. Informowanie Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej o wszystkich zmianach dotyczących lokali i ich właścicieli po uzyskaniu stosownej informacji;
  • aktualizacja wymiaru opłat z chwilą zmiany wysokości wnoszonych zaliczek przez właścicieli (media, eksploatacja oraz fundusz remontowy);
  • bieżąca weryfikacja ponoszonych przez wspólnotę kosztów w porównaniu do wnoszonych przez właścicieli miesięcznych zaliczek oraz natychmiastowe informowanie Zarządu o zaistniałej sytuacji;
  • prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym;
  • wydawanie właścicielom poświadczeń i zaświadczeń związanych z rozliczeniami Wspólnoty Mieszkaniowej;
  • archiwizowanie dokumentacji finansowo – księgowej zgodnie z przepisami;
  • doradztwo w zakresie wyboru banku, lokowania środków finansowych Wspólnoty oraz minimalizacji kosztów bankowych;
  • załatwianie wszelkich formalności między bankiem a Wspólnotą;
  • doradztwo i pomoc w uzyskiwaniu przez Wspólnotę Mieszkaniową kredytów bankowych;

9.  Nadzór nad należytym utrzymaniem porządku, czystości i stanu technicznego pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku mieszkańców oraz terenu przynależnego do nieruchomości.

Współpracując z wieloma osobami i firmami świadczącymi wszelkie usługi, począwszy od drobnych napraw konserwacyjnych, poprzez utrzymanie porządku i czystości, a kończąc na kompleksowych wymianach instalacji i pracach budowlanych mogą zapewnić, iż w/w czynności w odrębnie podpisanych umowach przez Wspólnotę, będą świadczone na jak najwyższym poziomie, a także po konkurencyjnych cenach.